Jak zorganizować wyjazd na Erasmusa?

Programy edukacyjne, stanowiące pierwowzory dla programu Erasmus+, działają w ramach państw członkowskich Unii Europejskiej od od ponad 35 lat, stawiając sobie za cel zachęcanie do wymiany doświadczeń i wspieranie rozwoju kompetencji wśród studentów, nauczycieli i wykładowców. W latach 2021-2023 do programu Erasmus+ aplikowano ponad 117 tysięcy razy [1]. Jak złożyć wniosek o wyjazd? Co zrobić, gdy już zostaniemy zakwalifikowani do programu? O czym nie można zapomnieć po powrocie?  

Po pierwsze – wniosek

Polskie uczelnie umożliwiają wyjazd do placówek zagranicznych w ramach współpracy z uniwersytetami partnerskimi z Unii Europejskiego, a także Islandii, Serbii, Norwegii, Turcji, Liechtensteinu oraz Republiki Macedonii Północnej [2]. Uniwersytety na swoich stronach internetowych publikują listę partnerskich uczelni, wraz z wymaganiami językowymi i przewidywaną długością pobytu. W ramach programu Erasmus+ odbywają się także wyjazdy na praktyki studenckie organizowane w zagranicznych ośrodkach. 

W obu przypadkach we wniosku, poza danymi osobowymi, należy zawrzeć informacje o znajomości języka obcego, kody instytucji goszczących (według preferencji kandydata) oraz listę przedmiotów, jakie student chce kontynuować za granicą lub obszar tematyczny praktyk, na które składana jest aplikacja. Należy pamiętać, że o ile lista uniwersytetów biorących udział w programie Erasmus+ zależy od partnerstwa rozwijanego przez uczelnie, o tyle przy wnioskowaniu o wyjazd w ramach praktyk to na studencie spoczywa obowiązek znalezienia placówki przychylnej Erasmusom.

Aby móc odbyć część praktyk za granicą lub spędzić tam kilka miesięcy studiów w ramach wymiany, do wniosku musi zostać załączony certyfikat językowy potwierdzający znajomość j. angielskiego na poziomie minimum B2 lub języka wykładowego uczelni, do której aplikuje student. Czasem możliwe jest również zdanie wewnętrznego, organizowanego przez uczelnię egzaminu językowego. Warto wspomnieć, że w ramach programu Erasmus+ stworzono internetowy system wspierający studentów doszkalających swoje umiejętności językowe przed wyjazdem [3]. 

Poza wymienionymi wcześniej, wśród załączonych dokumentów powinny znaleźć się certyfikaty potwierdzające dodatkowo punktowane osiągnięcia edukacyjne. Do takich mogą należeć np.:

• aktywna działalność w stowarzyszeniach naukowych i udział w projektach badawczych; 
• pełnienie funkcji w samorządzie studenckim lub organizacjach zrzeszających studentów;
• opieka nad studentami goszczonymi w ramach programów Erasmus+. 

Warto uważnie przeczytać regulamin uczelniany programu, aby uwzględnić we wniosku wszystkie punktowane aktywności i osiągnięcia [4, 5].

Po zakwalifikowaniu

Po otrzymaniu pozytywnej decyzji w sprawie wyjazdu należy dopełnić dalszą część formalności: uzupełnić Porozumienie o Programie Studiów lub Praktyk (“Learning Agreement of Studies”/”Learning Agreement of Traineeship”) oraz dokument odnoszący się do porównania różnic programowych. 

Learning Agreement to dokument gwarantujący ciągłość nauki podczas studiów za granicą, mówiący o przedmiotach podejmowanych podczas wyjazdu (łącznie z tymi wykładanymi online) oraz o przysługujących za nie punktach ECTS. W dokumencie tym uczelnie zobowiązują się do uznania osiągnięć edukacyjnych zdobytych przez studenta na Erasmusie. Co ważne, porozumienie o programie studiów musi zostać zarejestrowane w witrynie Online Learning Agreement i podpisane przez wszystkie strony umowy. Lista przedmiotów, jakie powinny zostać uwzględnione podczas wyjazdu, zależy od toku studiów i może być uzyskana w dziekanacie uczelni macierzystej [6]. 

Porozumienie o Programie Praktyk zawiera tytuł praktyk oraz liczbę godzin pracy w ramach praktyk tygodniowo, jak również szczegółowe umiejętności, które powinien nabyć praktykant [7]. Oba dokumenty dopuszczają zmiany w założeniach edukacyjnych. Zmiany te również muszą zostać opisane w porozumieniu i zaakceptowane przez obie placówki edukacyjne oraz studenta lub praktykanta [6, 7]. Szczegółowe informacje o Porozumieniach o Programie Studiów lub Praktyk można znaleźć na stronie projektu Erasmus.

Choć zarówno osiągnięcia edukacyjne, jak i punkty ECTS zdobyte na Erasmusie powinny zostać automatycznie zaakceptowane przez macierzystą uczelnię, niektóre jednostki wymagają uzupełnienia i dostarczenia dodatkowego formularza [6]. Jest to dokument porównujący przedmioty odbyte podczas pobytu za granicą i przedmioty wykładane w uczelni macierzystej pod względem punktów ECTS. Szczegóły są dostępne w witrynach internetowych poszczególnych uniwersytetów.

Przed wyjazdem należy również dopełnić wszystkich formalności związanych z aplikacją, jakie są wymagane przez uczelnie goszczącą. Placówka, co do zasady, powinna skontaktować się z kandydatem i zapewnić niezbędne instrukcje odnośnie wymaganych dokumentów.

Wyjazd

W trakcie wyjazdu należy zwrócić uwagę na wcześniej wspomniane, wymagające akceptacji zmiany w Porozumieniu o Programie Studiów lub Praktyk. Muszą one zostać opisane w odpowiedniej tabeli oryginalnego porozumienia i zaakceptowane przez wszystkie strony umowy [6, 7].    

Ponadto, każda osoba wyjeżdżająca na praktyki w ramach programu Erasmus+ jest zobowiązana do posiadania polisy NWW i OC. Wytyczne sugerują, że minimalne ubezpieczenie powinno zostać zapewnione przez placówkę wysyłającą lub przyjmującą studenta. Należy zapoznać się z warunkami polisy i rozważyć jej poszerzenie [7].

Warto też poszukać wsparcia wśród studentów, którzy już mają za sobą przygodę z tego typu wyjazdem. Możliwe, że będą w stanie udzielić cennych rad organizacyjnych. Intuicyjnie najlepszym miejscem poszukiwań będą social media skupiające studentów, np. grupy na portalach społecznościowych czy wspólne grono znajomych. Często wsparcia, choćby w zakresie akomodacji, udziela uczelnia goszcząca. Warto skontaktować się z koordynatorem.

Po powrocie

Po powrocie z Erasmusa należy przedłożyć potwierdzenie odbycia studiów lub praktyk oraz potwierdzenie osiągnięć edukacyjnych zdobytych w trakcie wyjazdu [6, 7]. Konieczne jest również rozliczenie finansowe, które pozwoli na wypłatę ostatniej części stypendium. 

Ten ogólny opis formalności, jakie czekają studentów chcących wyjechać w ramach programu Erasmus+, może budzić niepokój. Jednak przy dobrej organizacji formalnej i wsparciu ze strony władz uczelni doświadczenie zdobyte za granicą może wynagrodzić wszelkie trudności biurokratyczne.