Jak skutecznie planować?

Skuteczne planowanie to podstawa realizacji celów. Planujemy swój dzień, powtórki przed egzaminem, treningi na siłowni itd. Jednak nieefektywne planowanie prowadzi do tego, że nie wiemy, do czego dokładnie dążymy, łatwiej jest nam zboczyć z obranej drogi i zacząć prokrastynować. W tym artykule opiszę dwie popularne koncepcje planowania, które pomogą wam uporać się z tymi problemami. 

Po co jest planowanie?

Główną zaletą skutecznego formułowania celów jest unikanie chaosu i konieczności ciągłego zastanawiania się, co w danej chwili robić. Ponadto, dobre planowanie umożliwia śledzenie postępów, przez co może zwiększać motywację do działania. Istotny jest również aspekt alokacji czasu - niektóre zadania mogą być ważniejsze albo wymagać większych nakładów pracy, dlatego ich dokładna charakterystyka pomoże zdecydować, którym warto poświęcić czas. 

Bardzo często zaplanowane przez nas zadania lub cele trudno osiągnąć, ponieważ są zbyt ogólnikowe lub zbyt wymagające. Dlatego też praca nad nimi staje się zniechęcająca i może prowadzić do prokrastynacji. Warto więc skutecznie planować ich wykonanie. 

SMARTER

SMART to najbardziej znana metoda formułowania zadań. Jeśli użyjemy jej poprawnie, osiągnięcie założonych celów stanie się o wiele łatwiejsze. SMARTER zawiera dwa dodatkowe elementy, uzupełniające tę technikę o ewaluację i refleksję. 

SMARTER to akronim, za którym stoją następujące parametry:

• Specific - skonkretyzowany, prosty i sensowny. Odpowiadamy na pytania co? gdzie? dlaczego to jest ważne? czego nam potrzeba do realizacji celu?
• Measurable - mierzalny i motywujący. Mierzalny cel pozwala na śledzenie postępów i określenie, w którym momencie zadanie zostanie zrealizowane. Wystarczy odpowiedzieć na pytanie: skąd będę wiedzieć, że cel jest zrealizowany?
• Achievable - osiągalny. Cel powinien być wyzwaniem mieszczącym w zakresie naszych możliwości. Powinniśmy zastanowić się na ile cel jest realistyczny, biorąc pod uwagę dostępny czas, środki finansowe, nasze umiejętności itd. 
• Relevant - rozsądny i istotny. W tym punkcie sprawdzamy czy to, co planujemy, jest dla nas wartościowe. Możemy rozważyć w jaki sposób wykonanie zadania pomoże nam osiągnąć cel?
• Time-bound - określony w czasie, ograniczony czasowo. Precyzyjne wskazanie czasu, który przeznaczamy na wykonanie zadania, pomoże nam ustalić priorytety. Zastanówmy się po prostu, kiedy chcemy zrealizować cel i ile mamy na to czasu. Jeśli większe zadania rozbijamy na mniejsze elementy, to warto też zadać sobie pytania w stylu: co mogę zrobić dzisiaj? co mogę zrobić w ciągu najbliższego tygodnia? itd. 
• Evaluated - poddany ocenie. Chodzi o refleksję: co działa, a co nie, co poszło źle i dlaczego. Ewaluacji dokonujemy po wykonaniu zadania lub przekroczeniu jakiegoś mierzalnego punktu. 
• Revised - poprawiony i ulepszony. Po ewaluacji możemy rozważyć, czy jest coś, co powinniśmy zmienić w naszych celach lub zadaniach.

Cele w postaci nauczyć się okulistyki albo chodzić na siłownię to przykłady złej praktyki. Takie sformułowania są niejasne, pozostawiają pole do interpretacji i brakuje im jasno zdefiniowanego sukcesu - kiedy zadanie nauczyć się okulistyki uznamy za zrealizowane? Gdy wkujemy cały podręcznik na pamięć? Po otrzymaniu wysokiego wyniku na egzaminie? 

Cel lepiej sformułować inaczej, odpowiadając na pytanie: dlaczego jest to ważne? Być może przygotowujemy się do egzaminu? Przygotuję się do egzaminu z okulistyki, który jest 20.06, codziennie czytając 10 stron podręcznika i rozwiązując 20 zadań z poprzednich lat, brzmi lepiej. Wiemy, co mamy robić, co jest miarą postępu i kiedy cel jest zrealizowany. Podobnie jest z chodzeniem na siłownię, np. 3 razy w tygodniu będę ćwiczył na siłowni od godziny 20:00. 

Alternatywnie moglibyśmy zostać przy celu przygotuję się do egzaminu z okulistyki, który jest 20.06 i rozbić go na mniejsze fragmenty, z którymi jesteśmy w stanie pracować, np. napisać stworzę 100 fiszek z okulistyki i nauczę się ich w ciągu tygodnia. Takie zadanie warto doprecyzować, wskazując zakres materiału, nad którym będziemy pracować, np. rozdział podręcznika. Możemy stworzyć wiele podobnych zadań, dzięki czemu małymi krokami dojdziemy do celu. 

PACT

Realizacja długoterminowych, ambitnych celów, np. nauki języka lub gry na instrumencie, wymaga innych narzędzi. Ideą PACT jest to, że po ustaleniu celu od razu możemy wziąć się do pracy, której wyniku nie mierzymy tak, jak w SMARTER. Unikamy też konieczności rozbijania większych projektów na małe zadania. 

PACT to:

• Purposeful - celowy, znaczący. Cel powinien być dla nas ważny nie tylko w tym momencie, ze względu na sytuację, w jakiej się znajdujemy (mamy egzamin, więc musimy się uczyć), ale również w długofalowej perspektywie (chcemy nauczyć się języka, by wyjechać z tego kraju).
• Actionable -  taki, z którym możemy pracować. Coś, do czego możemy wziąć się od razu.
• Continuous - ciągły. Działania zmierzające do osiągnięcia celu są proste i powtarzalne. Istotny jest ciągły wzrost kompetencji, a nie osiągnięcie jednoznacznie określonego punktu.
• Trackable - czy zrobiliśmy coś w kierunku osiągnięcia celu: tak czy nie? W odróżnieniu od mierzalnego celu z SMARTER, w przypadku PACT weryfikujemy jednie, czy zrobiliśmy jakiś progres. Nie interesują nas precyzyjne statystyki dotyczące przerobionych fiszek czy stron podręcznika.

Przykładem celu stworzonego zgodnie z PACT jest codziennie uczyć się języka. Wystarczy, że przerobimy dział na Duolingo, by odhaczyć wykonane zadanie. Jednocześnie nie musimy skupiać się na jasno określonych celach do realizacji, ważne są jedynie ciągłe postępy. 

Podsumowanie

SMARTER i PACT ułatwiają planowanie celów krótko- i długoterminowych. Wykorzystując te metody, dzięki efektywnemu tworzeniu zadań, będziemy bardziej zmotywowani do ich realizacji, łatwiej będzie nam uniknąć prokrastynacji oraz marnowania czasu - dlatego warto planować!