Jak poradzić sobie z bezmiarem zadań do wykonania? Matryca Eisenhowera

Jeśli masz obszerną listę zadań do wykonania i nie wiesz od czego zacząć, bardzo łatwo będzie Ci zejść na tory prokrastynacji. Samo wypisanie rzeczy do zrobienia nie sprawi, że będziesz je w stanie zrobić, a wręcz przeciwnie - mogą Cię one przytłoczyć i zdemotywować. Jak sobie poradzić z natłokiem pozycji na liście zadań?

Rozwiązaniem może być Matryca Eisenhowera. Nazwa tego narzędzia pochodzi od nazwiska amerykańskiego prezydenta Dwighta Eisenhowera, który powiedział I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent. Słowa te stały się inspiracją dla Stephena Coveya, który przekuł je na łatwe w użyciu narzędzie. 

Idea jest prosta: bierzemy kartkę papieru i dzielimy ją na 4 części. Powstałe w ten sposób kolumny oznaczamy jako Pilne i Niepilne, a wiersze Ważne i Nieważne. Jak się domyślacie, w komórkach stworzonej w ten sposób tabeli będziemy wpisywać zadania zgodnie z ich pilnością i ważnością. Lewa górna komórka jest poświęcona zadaniom pilnym i ważnym, a więc takim, którym musimy zająć się natychmiast. Może to być wykonanie prezentacji, którą powinniśmy oddać następnego dnia, wkuwanie na nadchodzący test czy różne nagłe, życiowe obowiązki. Jeśli się za to nie weźmiemy, czekają nas konsekwencje!

Lewa dolna komórka to miejsce na mniej istotne wydarzenia, których deadline nieuchronnie się zbliża. Tutaj zapiszemy takie zadania, które nie wymagają od nas dużych nakładów energii, niemniej muszą być wykonane w najbliższym czasie, np. odpowiadanie na maile. 

Prawa górna komórka służy przede wszystkim zwróceniu uwagi na rzeczy, które wprawdzie nie mają określonego terminu, jednak są dla nas istotne. Dotyczyć będę m.in. rozwoju osobistego, zatem nauki języków obcych, realizacji pasji itd. Innymi słowy są to elementy, które nie mają deadline’u, ale przybliżają nas do osiągnięcia jakiegoś celu. Kiedy już je zidentyfikujemy warto zaplanować ich wykonanie, w przeciwnym wypadku łatwo będzie nam ulec prokrastynacji. Możemy wykorzystać jedną z wielu metod planowania, np. SMART czy PACT.

Prawda dolna komórka to kosz na śmieci. Tu trafiają te zadania, które według nas nie są ani pilne, ani ważne. Jeśli po uzupełnieniu pozostałych trzech ćwiartek zostały nam jakieś zadania, prawdopodobnie należy im się miejsce właśnie tutaj.

Oczywiście, Matrycę możemy stworzyć również w dowolnej aplikacji, np. w popularnym programie Notion. Istotna jest sama idea podziału zadań, dzięki której łatwo nam będzie wybrać to, co najważniejsze. Naturalnie nie jest to jedyna metoda radzenia sobie z ogromem zadań - w kolejnych artykułach opisane zostaną inne.