Getting Things Done, czyli jak przestać prokrastynować i wziąć się do pracy

Jeśli masz za dużo rzeczy na głowie i nie wiesz, za co się zabrać, Getting Things Done (GTD) może być właśnie dla ciebie. Jest to system, który umożliwia organizację małych i dużych zadań lub projektów, dzięki czemu zawsze wiadomo nad czym pracować i o niczym się nie zapomina.

Getting Things Done to metoda stworzona przez Davida Allena, konsultanta biznesowego, która służy zarządzaniu sobą w czasie. Ułatwia pracę z zadaniami bieżącymi oraz projektami długoterminowymi. Przydaje się także na studiach, szczególnie w walce z prokrastynacją.

Całość składa się z kilku list, które możemy prowadzić papierowo bądź w dowolnej aplikacji. Nie ma narzędzia, które idealnie pasuje do GTD, dlatego możesz korzystać z każdego: od Notion po Obsidian.

Listy w GTD są następujące:

• inbox - miejsce do zapisywania wszystkiego, co przyjdzie nam do głowy;
• do zrobienia - lista z konkretnymi zadaniami;
• projekty - tu umieścimy wieloetapowe przedsięwzięcia;
• kiedyś/może - coś na kształt archiwum. Miejsce na rzeczy, które nie powinny umknąć naszej uwadze, lecz nie są wykonalne tu i teraz. Będą to więc idee, które być może zrealizujemy w przyszłości.

Krok 1: Gromadzenie

Aby zacząć korzystać z GTD, musimy zebrać wszystkie projekty i zadania w inboksie. Lista ta powinna być cały czas uzupełniana, w miarę jak będą nam przychodzić do głowy kolejne pomysły. Ważne, aby zapisywać idee na bieżąco, ponieważ jedną z zasad stojących za GTD jest odciążenie naszej pamięci. Możemy więc wykorzystać prostą aplikację do notatek w telefonie, by zawsze mieć pod ręką narzędzie, w którym szybko coś zanotujemy.

Elementy na liście nie muszę być związane z obowiązkami (np. pracą czy studiami); zapiszmy zarówno to, co musimy wykonać, jak i to, co chcemy zrobić w przyszłości. Lista będzie więc obejmować posprzątanie pokoju, naukę do kolokwium i film do obejrzenia. Proces gromadzenia może zająć naprawdę długo, w efekcie zaś stworzymy obszerną listę różnych elementów. W drugim kroku ogarniemy ten chaos. 

Krok 2: Analizowanie

Czas przyjrzeć się każdemu punktowi na liście i postąpić według prostego algorytmu:

• dana rzecz wymaga działania
  • które zajmie mniej niż 2 minuty → wykonujemy ją od razu
  • które zajmie >2 min → trafia na listę do zrobienia i ewentualnie do kalendarza
  • wymaga więcej niż jednej akcji (np. wieloetapowy projekt) → trafia na listę projekty
• nie wymaga działania
  • ale jest to coś, co przyda się później → trafia do koszyka kiedyś/może
  • do niczego się nie przyda → usuwamy

W miarę analizowania elementów na liście powinniśmy im również dopisać kontekst. Pomoże on zidentyfikować zadania możliwe do wykonania w określonych warunkach. Przykładowo zadanie kupić prezent dla kumpla może mieć kontekst miasto, a zrobić fiszki z farmy kontekst uczelnia albo dom. Chodzi o to, by będąc w jakimś miejscu i dysponując wolnym czasem nie zastanawiać się, co robić, tylko rzucić okiem na listę i od razu wiedzieć, za co się zabrać. Etykiety pomagają również planować, ponieważ możemy zdecydować się na pojechanie do miasta, by wykonać kilka zadań na raz. Pamiętajmy, że konteksty nie zawsze muszą dotyczyć obowiązków - niektórym elementom na liście możemy nadać etykietę relaks i korzystać z niej w chwilach wolnych od pracy.

Praca z GTD

Samo zapisanie zadań i podzielenie ich na listy nie wystarczy do sukcesu. Kluczowa jest cotygodniowa analiza. Dzięki niej będziemy weryfikować elementy na poszczególnych listach, upewniając się, że zmierzamy w dobrym kierunku.

W pierwszej kolejności musimy sprawdzić, czy każdy punkt na liście projekty ma przypisane przynajmniej jedno zadanie, które jest wykonalne. Tak więc wieloetapowe przedsięwzięcia należy rozdzielić na mniejsze fragmenty, wykorzystując techniki skutecznego planowania. Aby mieć pewność, że robimy postępy w projektach, te drobne fragmenty możemy umieścić na liście do zrobienia.

W następnym etapie sprawdzamy listę do zrobienia, weryfikując, czy każdy zawarty na niej element to coś, co faktycznie chcemy zrobić w danym tygodniu (i mamy na to czas). Jeśli nie, rzecz powinna trafić na listę kiedyś/może. Kiedyś/może to lista, którą czytamy w ostatniej kolejności, zastanawiając się, czy coś z niej powinno znaleźć się na liście do zrobienia.

Posługując się listą do zrobienia i kontekstami, unikamy pułapki prokrastynacji wynikającej z braku planu i zastanawiania się od czego zacząć. Lista działań jest przed naszymi oczami, wystarczy wziąć się za pierwsze z nich. Możemy oczywiście dołączyć do tego systemu kalendarz, aby zaplanować wybrane zadania.

Podsumowanie

Ostatecznie ze wszystkich list powstaje system, który sprawia, że nie musimy pamiętać o każdym najdrobniejszym zadaniu do zrobienia. Dodatkowo GTD ułatwia pracę z projektami, ponieważ co tydzień weryfikujemy progres i decydujemy, nad którą ideą pracować. Naturalnie może się okazać, że któryś z naszych planów długo pozostanie niezrealizowany, ale mamy miejsce, w którym wszystko jest zapisane i możemy do każdego elementu wrócić.

GTD może się wydawać skomplikowane, jednak szybko proces pracy z tym systemem staje się naturalny. Warto pamiętać, że jest to tylko jedna z wielu metod ułatwiających zarządzanie zadaniami, więc jeśli nie przypadnie wam do gustu, wypróbujcie np. Matrycę Eisenhowera.