Certyfikat z ZUS - przewodnik

Hanna Kozłowska

100%

Certyfikat z ZUS jest bezpłatnym narzędziem, które służy do podpisywania e-ZLA (elektronicznych zwolnień lekarskich) i innych dokumentów.

Spełnia w tym przypadku funkcję podobną do profilu zaufanego i podpisu kwalifikowanego (o tych narzędziach i sposobach ich uzyskania można przeczytać w artykule: "Podpis elektroniczny - przewodnik dla lekarzy" - Remedium). Certyfikat z ZUS uzyskuje się poprzez złożenie wniosku na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Należy do tego posiadać zweryfikowane konto oraz upoważnienie do wystawiania e-ZLA (instrukcja jak je uzyskać: "Utworzenie konta na PUE ZUS i uzyskanie upoważnienia do wystawiania e-ZLA - przewodnik" - Remedium. Certyfikat z ZUS jest ważny 5 lat, po tym czasie należy złożyć wniosek o otrzymanie nowego certyfikatu.

Za pomocą certyfikatu z ZUS lekarz może podpisać:

e-ZLA (elektroniczne zwolnienie lekarskie),
FZLA (wniosek w sprawie upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich),
PR-4 (wniosek o rehabilitację leczniczą),
AZLA (anulowanie e-ZLA),
UZLA (unieważnienie zarezerwowanych numerów - pustych druków ZLA w razie braku możliwości wystawienia zwolnienia elektronicznego).

Uzyskanie certyfikatu w ZUS PUE krok po kroku

Należy zalogować się do PUE i wybrać zakładkę z rolą lekarza.
Z menu bocznego należy wybrać zakładkę “Certyfikat z ZUS”.
Należy kliknąć “Tak, chcę dostać certyfikat”, aby złożyć wniosek.
Imię, nazwisko i PESEL lekarza zostaną automatycznie uzupełnione, należy podać numer telefonu i adres e-mail, aby zostać poinformowanym o uzyskaniu certyfikatu oraz zbliżającym się upływie terminu ważności.
Konieczne jest ustalenie hasła do certyfikatu - musi ono zawierać przynajmniej 4 znaki i może zawierać cyfry, wielkie i małe litery oraz znaki specjalne. Hasło jest potrzebne do ściągnięcia certyfikatu i każdorazowo przy podpisywaniu dokumentów. UWAGA! Nie ma później możliwości zmiany hasła, jeżeli go zapomnisz, będziesz musiał unieważnić i wygenerować nowy certyfikat.
Należy zapoznać się z regulaminem.
Jeżeli dane lekarza są poprawne, należy kliknąć “Wyślij wniosek”. Jeżeli dane są nieaktualne, należy ponownie złożyć wniosek o upoważnienie do wystawiania zaświadczeń lekarskich (FZLA) w celu ich korekty.
Na ekranie pojawi się informacja o wysłaniu wniosku, następnie potwierdzenie wysłania wniosku.
Gdy certyfikat będzie gotowy (najprawdopodobniej w ciągu kilku minut), lekarz otrzyma informację drogą mailową lub SMS-ową.
Należy wtedy wejść w zakładkę “Certyfikat z ZUS” i kliknąć “Chcę pobrać certyfikat”. Następnie należy wpisać uprzednio ustalone hasło i kliknąć “Pobierz certyfikat z ZUS”. Pojawi się systemowe okienko zapisu pliku. UWAGA! Wybierz łatwo dostępne miejsce, gdyż plik z certyfikatem pobiera się tylko raz. Potem będzie on niedostępny na PUE ZUS.

Uzyskanie certyfikatu w gabinet.gov.pl

Należy zalogować się do konta w gabinet.gov.pl i przejść do zakładki “Mój profil”
Po wybraniu “Złóż wniosek” lekarz zostanie przeniesiony do formularza. Część pól (imię, nazwisko, PESEL) jest uzupełniona automatycznie, należy podać adres e-mail lub numer telefonu oraz hasło do certyfikatu.
Należy zapoznać się z regulaminem i po sprawdzeniu poprawności danych złożyć wniosek.
W tym samym miejscu w profilu możliwe będzie pobranie certyfikatu na urządzenie, a w razie potrzeby - jego anulowanie. Wymagane jest do tego podanie wcześniej ustawionego hasła.

Korzystanie z certyfikatu

Certyfikat musi być dostępny na urządzeniu, na którym są wystawiane dokumenty. Można go zainstalować na wszystkich urządzeniach lub przenosić za pomocą nośnika zewnętrznego np. pendrive’a.
Lekarz może wystawić e-ZLA za pomocą portalu PUE ZUS lub aplikacji gabinetowej. Musi do tego posiadać upoważnienie do wystawiania zwolnień lekarskich. W celu jego uzyskania należy złożyć wniosek FZLA.
W momencie podpisywania e-ZLA lub innego dokumentu lekarz wybiera sposób w jaki to zrobi:
1. certyfikat z ZUS
2. profil zaufany ePUAP
3. kwalifikowany podpis elektroniczny
Po wybraniu funkcji “Podpis certyfikatem z ZUS” pierwszy raz w ciągu danej sesji lekarz musi wskazać gdzie znajduje się plik z certyfikatem. Aby to zrobić należy kliknąć “Wybierz plik z certyfikatem ZUS” i wybrać miejsce, w którym zapisany jest certyfikat przez kliknięcie “Otwórz”. Przy następnych podpisach nie trzeba już wybierać certyfikatu, system domyślnie pokazuje dane z poprzednio użytego certyfikatu.
Po wybraniu pliku z certyfikatem pojawi się informacja, czyj certyfikat wybrano oraz dane identyfikacyjne właściciela. Teraz należy podać hasło i kliknąć “Podpisz”.
Po poprawnym podpisaniu dokumentów należy kliknąć “OK” aby dokumenty zostały wysłane. W przypadku e-ZLA lekarz jednocześnie wysyła dwa dokumenty: do ZUS i do płatnika składek.

Unieważnienie certyfikatu z ZUS

Lekarz powinien unieważnić posiadany przez siebie ważny certyfikat jeżeli:

zapomniał hasła,
dostęp do certyfikatu uzyskały inne osoby,
utracił plik certyfikatu,
pozostawił certyfikat w niekontrolowanym przez siebie miejscu,
zmienił swoje dane (imię, nazwisko).

W celu unieważnienia certyfikatu należy wejść w zakładkę “Certyfikat z ZUS” i kliknąć “Chcę unieważnić certyfikat”. Po kliknięciu pojawi się komunikat o nieodwracalności tego kroku, kliknięcie “OK” spowoduje unieważnienie certyfikatu. Certyfikat można też unieważnić w aplikacji gabinet.gov.pl w zakładce “Mój profil”. Po unieważnieniu certyfikatu można wystąpić o nowy.