Certyfikat z ZUS - przewodnik

Certyfikat z ZUS jest bezpłatnym narzędziem, które służy do podpisywania e-ZLA (elektronicznych zwolnień lekarskich) i innych dokumentów.

Spełnia w tym przypadku funkcję podobną do profilu zaufanego i podpisu kwalifikowanego (o tych narzędziach i sposobach ich uzyskania można przeczytać w artykule: "Podpis elektroniczny - przewodnik dla lekarzy" - Remedium).  Certyfikat z ZUS uzyskuje się poprzez złożenie wniosku na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Należy do tego posiadać zweryfikowane konto oraz upoważnienie do wystawiania e-ZLA (instrukcja jak je uzyskać: "Utworzenie konta na PUE ZUS i uzyskanie upoważnienia do wystawiania e-ZLA - przewodnik" - Remedium. Certyfikat z ZUS jest ważny 5 lat, po tym czasie należy złożyć wniosek o otrzymanie nowego certyfikatu.

Za pomocą certyfikatu z ZUS lekarz może podpisać:

• e-ZLA (elektroniczne zwolnienie lekarskie), 
• FZLA (wniosek w sprawie upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich),
• PR-4 (wniosek o rehabilitację leczniczą),
• AZLA (anulowanie e-ZLA),
• UZLA (unieważnienie zarezerwowanych numerów - pustych druków ZLA w razie braku możliwości wystawienia zwolnienia elektronicznego).

Uzyskanie certyfikatu w ZUS PUE krok po kroku

1. Należy zalogować się do PUE i wybrać zakładkę z rolą lekarza.
2. Z menu bocznego należy wybrać zakładkę “Certyfikat z ZUS”.
3. Należy kliknąć “Tak, chcę dostać certyfikat”, aby złożyć wniosek.
4. Imię, nazwisko i PESEL lekarza zostaną automatycznie uzupełnione, należy podać numer telefonu i adres e-mail, aby zostać poinformowanym o uzyskaniu certyfikatu oraz zbliżającym się upływie terminu ważności.
5. Konieczne jest ustalenie hasła do certyfikatu - musi ono zawierać przynajmniej 4 znaki i może zawierać cyfry, wielkie i małe litery oraz znaki specjalne. Hasło jest potrzebne do ściągnięcia certyfikatu i każdorazowo przy podpisywaniu dokumentów. UWAGA! Nie ma później możliwości zmiany hasła, jeżeli go zapomnisz, będziesz musiał unieważnić i wygenerować nowy certyfikat.
6. Należy zapoznać się z regulaminem.
7. Jeżeli dane lekarza są poprawne, należy kliknąć “Wyślij wniosek”. Jeżeli dane są nieaktualne, należy ponownie złożyć wniosek o upoważnienie do wystawiania zaświadczeń lekarskich (FZLA) w celu ich korekty.
8. Na ekranie pojawi się informacja o wysłaniu wniosku, następnie potwierdzenie wysłania wniosku.
9. Gdy certyfikat będzie gotowy (najprawdopodobniej w ciągu kilku minut), lekarz otrzyma informację drogą mailową lub SMS-ową.
10. Należy wtedy wejść w zakładkę “Certyfikat z ZUS” i kliknąć “Chcę pobrać certyfikat”. Następnie należy wpisać uprzednio ustalone hasło i kliknąć “Pobierz certyfikat z ZUS”. Pojawi się systemowe okienko zapisu pliku. UWAGA! Wybierz łatwo dostępne miejsce, gdyż plik z certyfikatem pobiera się tylko raz. Potem będzie on niedostępny na PUE ZUS.

Uzyskanie certyfikatu w gabinet.gov.pl

1. Należy zalogować się do konta w gabinet.gov.pl i przejść do zakładki “Mój profil”
2. Po wybraniu “Złóż wniosek” lekarz zostanie przeniesiony do formularza. Część pól (imię, nazwisko, PESEL) jest uzupełniona automatycznie, należy podać adres e-mail lub numer telefonu oraz hasło do certyfikatu.
3. Należy zapoznać się z regulaminem i po sprawdzeniu poprawności danych złożyć wniosek.
4. W tym samym miejscu w profilu możliwe będzie pobranie certyfikatu na urządzenie, a w razie potrzeby - jego anulowanie. Wymagane jest do tego podanie wcześniej ustawionego hasła.

Korzystanie z certyfikatu

1. Certyfikat musi być dostępny na urządzeniu, na którym są wystawiane dokumenty. Można go zainstalować na wszystkich urządzeniach lub przenosić za pomocą nośnika zewnętrznego np. pendrive’a.
2. Lekarz może wystawić e-ZLA za pomocą portalu PUE ZUS lub aplikacji gabinetowej. Musi do tego posiadać upoważnienie do wystawiania zwolnień lekarskich. W celu jego uzyskania należy złożyć wniosek FZLA.
3. W momencie podpisywania e-ZLA lub innego dokumentu lekarz wybiera sposób w jaki to zrobi:
   1. certyfikat z ZUS
   2. profil zaufany ePUAP
   3. kwalifikowany podpis elektroniczny
4. Po wybraniu funkcji “Podpis certyfikatem z ZUS” pierwszy raz w ciągu danej sesji lekarz musi wskazać gdzie znajduje się plik z certyfikatem. Aby to zrobić należy kliknąć “Wybierz plik z certyfikatem ZUS” i wybrać miejsce, w którym zapisany jest certyfikat przez kliknięcie “Otwórz”. Przy następnych podpisach nie trzeba już wybierać certyfikatu, system domyślnie pokazuje dane z poprzednio użytego certyfikatu.
5. Po wybraniu pliku z certyfikatem pojawi się informacja, czyj certyfikat wybrano oraz dane identyfikacyjne właściciela. Teraz należy podać hasło i kliknąć “Podpisz”.
6. Po poprawnym podpisaniu dokumentów należy kliknąć “OK” aby dokumenty zostały wysłane. W przypadku e-ZLA lekarz jednocześnie wysyła dwa dokumenty: do ZUS i do płatnika składek.

Unieważnienie certyfikatu z ZUS

Lekarz powinien unieważnić posiadany przez siebie ważny certyfikat jeżeli:

• zapomniał hasła,
• dostęp do certyfikatu uzyskały inne osoby,
• utracił plik certyfikatu,
• pozostawił certyfikat w niekontrolowanym przez siebie miejscu,
• zmienił swoje dane (imię, nazwisko).

W celu unieważnienia certyfikatu należy wejść w zakładkę “Certyfikat z ZUS” i kliknąć “Chcę unieważnić certyfikat”. Po kliknięciu pojawi się komunikat o nieodwracalności tego kroku, kliknięcie “OK” spowoduje unieważnienie certyfikatu. Certyfikat można też unieważnić w aplikacji gabinet.gov.pl w zakładce “Mój profil”. Po unieważnieniu certyfikatu można wystąpić o nowy.

Referencje

1. Certyfikat z ZUS dla lekarza nowa metoda podpisywania e –ZLA i innych dokumentów (ostatni dostęp: 24.08.2020.)
2. https://gabinet.gov.pl/pdf/instrukcja (ostatni dostęp: 17.11.2020.)
3. WYSTAWIANIE ELEKTRONICZNYCH ZWOLNIEŃ LEKARSKICH (E-ZLA) (ostatni dostęp: 24.08.2020.)