Obowiązkowe sprawozdania – w lutym składa się pierwsze dokumenty

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, lekarze, pielęgniarki, położne oraz fizjoterapeuci, którzy są właścicielami praktyk, są zobowiązani do corocznego składania sprawozdań statystycznych. W zależności od prowadzonej działalności, praktyki z kodami od 95 do 99 pierwsze dokumenty powinny złożyć już w lutym. Praktyki z kodami 93 i 94 mają czas na złożenie sprawozdań do początku kwietnia. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nałożeniem kary grzywny.

Obowiązek ten, wprowadzony w 2022 roku, obejmuje wszystkie praktyki niezależnie od ich kodu (od 93 do 99). Wcześniej obowiązek dotyczył tylko praktyk z kodami od 95 do 99. Dotyczy on lekarzy, lekarzy dentystów, pielęgniarek, położnych oraz fizjoterapeutów będących właścicielami praktyk. Oznacza to, że każdy lekarz, w tym pracujący na umowie cywilnoprawnej (kontrakcie) w podmiocie leczniczym, posiadający zarejestrowaną praktykę, jest zobowiązany do składania sprawozdań. Jak podkreśla Centrum e-Zdrowia, głównym celem sprawozdawczości jest zbieranie danych pozwalających na monitorowanie liczby personelu medycznego pracującego bezpośrednio z pacjentami. Wszystkie przekazywane informacje są poufne i podlegają szczególnej ochronie, służąc jedynie do opracowań zbiorczych, zestawień oraz analiz statystycznych. Mimo to, poziom realizacji tego obowiązku jest wciąż niski.

Lekarze niechętnie podchodzą do obowiązku sprawozdawczego 

– mówi zespół Centrum e-Zdrowia.

Instytucja regularnie przypomina o konieczności składania sprawozdań, wysyłając odpowiednie monity. Warto pamiętać, że niedopełnienie obowiązku może skutkować sankcjami finansowymi.

Nowa wersja systemu 

Od 2025 r. obowiązuje zaktualizowany system SSOZ 2 (System Statystyki w Ochronie Zdrowia), w ramach którego składa się sprawozdania.

Zmiana systemu ma poprawić wydajność oraz bezpieczeństwo danych osobowych. Przypomnijmy, że w poprzednim systemie logowanie odbywało się za pomocą loginu i hasła. Obecnie niezbędne jest uwierzytelnienie za pomocą Profilu Zaufanego, poprzez bankowość elektroniczną lub za pomocą aplikacji mObywatel. W nowej wersji udostępniono możliwość składania sprawozdań w miejscu udzielania świadczeń, czego poprzednio nie było  

– informuje CeZ. 

Jakie dane trzeba podać?

Zakres danych wymaganych od lekarzy zależy od rodzaju udzielanych świadczeń oraz posiadanej specjalizacji. Obowiązkowedla wszystkich są sprawozdania MZ-88 i MZ-89 dotyczące liczby zatrudnionych pracowników, w przypadku praktyk liczby właścicieli dla których praktyka jest głównym miejscem pracy. Inne formularze, takie jak MZ-06, MZ-11 czy MZ-13, dotyczą tylko tych praktyk, które świadczą usługi w określonych dziedzinach (np. opieka profilaktyczna nad uczniami, leczenie chorób płuc, dermatologia, psychiatryczna opieka ambulatoryjna) i w tych sprawozdaniach lekarze wykazują, odpowiednio, głównie liczbę przeprowadzonych badań u dzieci i dorosłych. 

Z kolei w sprawozdaniu kadrowym MZ-88 właściciel praktyki wypełnia kolumnę 1 obligatoryjnie i jeśli praktyka jest głównym miejscem pracy, także kolumnę 4. Sprawozdanie MZ-89 należy wypełnić, jeśli w sprawozdaniu MZ-88 właściciel praktyki wskazał, że praktyka jest głównym miejscem pracy (wypełnił kolumnę 4) i ma specjalizację. W przypadku więcej niż jednej specjalizacji w sprawozdaniu MZ-89 należy wskazać tylko jedną specjalizację (wyższą stopniem lub tą, w której obecnie pracuje medyk). Jeśli właściciel praktyki nie wskazał w sprawozdaniu MZ-88, że praktyka jest głównym miejscem pracy (nie wypełnił kolumny 4) lub nie ma specjalizacji, sprawozdanie MZ-89 należy wysłać zerowe. Sprawozdania MZ-88 i MZ-89 są ze sobą powiązane. System umożliwia wypełnienie sprawozdań za całą działalność praktyki lub rozbicie sprawozdania na miejsce udzielania świadczeń (jednego lub kilku). Aby udało się wypełnić sprawozdania MZ-88 i MZ-89, należy obydwa sprawozdania aktywować w identyczny sposób, czyli jeśli MZ-88 aktywowaliśmy za całą działalność praktyki, to MZ-89 należy również aktywować za całą działalność praktyki. Jeśli sprawozdawca aktywował sprawozdanie, wskazując miejsca udzielania świadczeń, to sprawozdanie MZ-89 również powinien aktywować na te same miejsca udzielania świadczeń. W przeciwnym razie system nie pozwoli wypełnić sprawozdania MZ-89. Jeśli sprawozdawca aktywował sprawozdanie na kilka miejsc udzielania świadczeń (utworzył kilka sprawozdań MZ-88), to tylko w jednym sprawozdaniu MZ-88 powinien wskazać, że praktyka jest głównym miejscem pracy (wypełnić kolumnę 4). W pozostałych miejscach udzielania świadczeń kolumna 4 w sprawozdaniu MZ-88 powinna pozostać niewypełniona 

– wyjaśnia CeZ. 

Logowanie do systemu – instrukcja 

Sprawozdawczość jest obsługiwana w Systemie Statystyki w Ochronie Zdrowia 2 (SSOZ 2). Osoby mające konto w SSOZ 1 mogąskorzystać z opcji przeniesienia go do SSOZ 2 bez konieczności składania jakichkolwiek wniosków o utworzenie nowego profilu. Do przeniesienia konta niezbędny jest login i hasło, z których użytkownik korzystał w SSOZ 1.Żeby zalogować się do SSOZ 2, należy mieć aktywne konto na Profilu Zaufanym.  

Jeśli od roku 2024 zmieniły się dane w jednostce sprawozdawczej lub dane sprawozdawcy przeniesienie uprawnień może się nie udać, nawet jeśli login i hasło ze starej wersji systemu są poprawne. Jeśli od 12 grudnia 2024 roku do chwili obecnej sprawozdawca zmienił hasło w starej wersji systemu, przeniesienie uprawnień również się nie uda. Jeśli przeniesienie uprawnień się nie udaje, należy utworzyć nowy profil w SSOZ 2 

– podpowiada CeZ.

Wszystkie informacje związane z dostępem do systemu jak i samymi sprawozdaniami znajdują się tutaj. W razie trudności technicznych związanych z logowaniem do systemu, można się kontaktować z infolinią Centrum e-Zdrowia dostępną całodobowo, 7 dni w tygodniu pod telefonem 19 239 (22 19 239 dla telefonów stacjonarnych) lub mailem ssoz@cez.gov.pl. Dostępne są także filmiki instruktażowe. Specjaliści z Centrum e-Zdrowia udzielają także wsparcia merytorycznego. 

Jakie są terminy na złożenie sprawozdań? 

Terminy wysyłania formularzy zaczynają się 14 lutego, a kończą 30 września 2025 r. Przykładowo, sprawozdanie MZ-24 o przerwaniach ciąży wykonanych w placówkach ambulatoryjnej opieki zdrowotnej należy złożyć do 14 lutego, a MZ-13 o leczeniu chorób płuc – do 21 lutego 2025 roku. Z kolei MZ-11 o działalności w ambulatoryjnej opiece zdrowotnej tylko dla praktyk mających kontrakt z NFZ do 28 marca 2025 roku.

W razie konieczności terminy sprawozdań są wydłużane 

– informuje CeZ.

Poniższa tabela zawiera szczegółowe informacje o formularzach i terminach ich składania.