Karty urodzenia i zgonu – zmiany już od stycznia

Minister zdrowia przygotował rozporządzenia określające nowe wzory kart: urodzenia, martwego urodzenia oraz zgonu. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2024 r. Karty urodzenia jak i martwego urodzenia będą zawierały węższy niż do tej pory zakres danych.

Celem zmian jest m.in. usprawnienie procesów rejestracyjnych. Jak podaje Centrum e-Zdrowia, od 1 stycznia 2024 r. podmioty wykonujące działalność leczniczą będą przekazywały karty urodzenia i karty martwego urodzenia kierownikowi urzędu stanu cywilnego wyłącznie na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem osobistym. Oznacza to, że nie będzie już możliwości przekazywania karty urodzenia i karty martwego urodzenia do urzędu stanu cywilnego w postaci dokumentu papierowego. CeZ rekomenduje wykorzystywanie w tym celu elektronicznej skrzynki podawczej na ePUAP. – Nie należy przekazywać karty urodzenia i karty martwego urodzenia na zewnętrznym nośniku danych. Rekomendowanym formatem sporządzanej elektronicznie karty urodzenia/karty martwego urodzenia jest format pdf – czytamy w komunikacie. Bez zmian natomiast pozostają terminy przekazania dokumentów kierownikowi urzędu stanu cywilnego. Kartę urodzenia przekazuje się w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia, a kartę martwego urodzenia – w terminie jednego dnia od dnia jej sporządzenia. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie płci dziecka, karty martwego urodzenia nie przekazuje się.

Mniej danych w kartach 

Od 1 stycznia, zarówno karty urodzenia jak i martwego urodzenia będą zawierały węższy niż do tej pory zakres danych. W karcie urodzenia będzie: nazwisko, imię (imiona); nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia oraz numer PESEL matki dziecka (jeżeli go nadano); miejsce, data i godzina urodzenia dziecka, płeć. Karta nie będzie już zawierać takich danych jak informacje o stanie zdrowia dziecka oraz dane o ciąży i porodzie (oraz poprzednich ciążach i porodach). Z kolei w karcie martwego urodzenia, poza wspomnianymi wyżej danymi, znajdzie się adnotacja stwierdzająca, że dziecko urodziło się martwe. W związku z tym, w nowym wzorze zniknie informacja o czasie zgonu płodu i przyczynie, jeśli została stwierdzona.

Co ważne, od stycznia podmiot wykonujący działalność leczniczą pozyskuje i przetwarza oraz przekazuje służbom statystyki publicznej dla potrzeb statystyki publicznej, dane dotyczące: miejsca zamieszkania rodziców dziecka, w tym okresu przebywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na obszarze danej gminy, o ile są znane, wykształcenia rodziców dziecka, informacje o stanie zdrowia dziecka dotyczące: długości, ciężaru ciała, punktów w skali Apgar, oraz informacje o ciąży i porodzie dotyczące: okresu trwania ciąży i wielorakości oraz dane o poprzednich ciążach i porodach matki dziecka. Jak informuje CeZ dane te powinny być przekazywane na bieżąco, do trzech dni od wystawienia karty urodzenia lub karty martwego urodzenia. 

Karta zgonu składa się z 3 części 

Zmiany wzoru karty zgonu dotyczą zakresu i sposobu przekazywania danych dla potrzeb urzędu stanu cywilnego oraz dla potrzeb statystyki publicznej. Karta zgonu będzie składała się z trzech części przeznaczonych: do zarejestrowania zgonu; dla administracji cmentarza oraz dla potrzeb statystyki publicznej. Ta ostatnia część w karcie zawiera: miejsce zamieszkania zmarłego, w tym okres przebywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na obszarze danej gminy, o ile są znane; wykształcenie zmarłego; informacje o zgonie, w tym przyczynę zgonu; informacje o osobie stwierdzającej przyczynę zgonu; dodatkowo, w przypadku zgonu dziecka do 1 roku życia: godzinę urodzenia, informacje o stanie jego zdrowia: długość, ciężar ciała, punkty w skali Apgar, informacje o ciąży i porodzie: okres trwania ciąży, wielorakość porodu, liczbę dzieci urodzonych przez matkę. Karta zgonu, tak jak obecnie, będzie sporządzana przez osobę stwierdzającą zgon i wydawana w jednym egzemplarzu podmiotowi uprawnionemu do pochówku. Od stycznia 2024 r. podmiot sporządzający kartę zgonu będzie również zobowiązany do przekazania danych zawartych w karcie zgonu w części przeznaczonej dla statystyki publicznej służbom statystyki publicznej. Dane powinny być przekazywane na bieżąco, do trzech dni od wystawienia takiej karty. Wzór karty zgonu powinien uwzględnić możliwość jej sporządzenia także w formie dokumentu elektronicznego. 

Kto może wystawić karty? 

Nowe regulacje nie wprowadzają zmiany dotyczącej tego, które osoby są obecnie upoważnione do sporządzania i podpisywania kart urodzenia czy kart zgonu. Zgodnie z przepisami, do przetwarzania danych zawartych w dokumentacji medycznej, w celu ochrony zdrowia, udzielania oraz zarządzania udzielaniem świadczeń zdrowotnych, utrzymania systemu teleinformatycznego, w którym przetwarzana jest dokumentacja medyczna, i zapewnienia bezpieczeństwa tego systemu, są uprawnione, oprócz osób wykonujących zawód medyczny, inne osoby wykonujące czynności pomocnicze przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych, a także czynności związane z utrzymaniem systemu teleinformatycznego, w którym przetwarzana jest dokumentacja medyczna, i zapewnieniem bezpieczeństwa tego systemu, na podstawie upoważnienia administratora danych. – Jest zatem możliwe upoważnienie innej osoby niż wykonująca zawód medyczny do przetwarzania danych zawartych w dokumentacji medycznej, wystawiania i podpisywania karty urodzenia oraz karty martwego urodzenia – informuje CeZ.