Harmonogramy przyjęć w jednym centralnym systemie – aplikacja AP KOLCE

Od maja 2025 roku obowiązują nowe zasady rejestracji do wybranych lekarzy specjalistów w ramach ambulatoryjnej opieki zdrowotnej finansowanej przez Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ). Określone poradnie mają obowiązek prowadzenia swoich harmonogramów przyjęć oraz list oczekujących wyłącznie w centralnej aplikacji AP-KOLCE (Aplikacja Kolejki Centralne). Centralny system kolejkowy ma usprawnić proces rejestracji, eliminować wielokrotne zapisywanie się pacjentów na to samo świadczenie medyczne i monitorować kolejki. 

AP-KOLCE to aplikacja stworzona przez NFZ, która służy do obsługi list oczekujących na wybrane świadczenia. Nowy model sprawozdawczości – oparty na rejestracji w czasie rzeczywistym – zastępuje dotychczasowe comiesięczne raporty, umożliwiając dokładniejsze monitorowanie czasu oczekiwania na świadczenia AOS. Dzięki temu NFZ zyska pełne i aktualne dane, co pozwoli lepiej identyfikować placówki z najdłuższymi kolejkami i szybciej reagować na nieprawidłowości. Z kolei pacjenci będą otrzymywać powiadomienia SMS przypominające o zbliżającym się terminie wizyty. Dzięki centralnej bazie terminów, pacjenci mogą być kierowani do placówek z najkrótszym czasem oczekiwania, co pozwoli ograniczyć nierówności w dostępie do specjalistów w różnych regionach kraju. Nowe zasady mają również ograniczyć biurokrację. NFZ zapewnia, że wprowadzenie danych do aplikacji zastąpi dotychczasowe papierowe sprawozdania oraz cząstkowe raporty.   

Poszerzenie katalogu świadczeń objętych obowiązkiem

Dotychczas systemem objęte były jedynie wybrane świadczenia – w onkologii, kardiologii, endokrynologii oraz ortopedii i traumatologii narządu ruchu. Od maja lista ta będzie poszerzona o osiem kolejnych: neurologię, urologię, nefrologię, okulistykę, gruźlicę i choroby płuc, otolaryngologię, diabetologię oraz gastroenterologię. Nowe przepisy dotyczą zarówno poradni dla dorosłych, jak i dzieci. To oznacza, że placówki medyczne świadczące te usługi muszą zaprzestać prowadzenia harmonogramów w lokalnych systemach i rozpocząć pełne korzystanie z AP-KOLCE. Zarówno lekarze, jak i rejestracje poradni specjalistycznych mają obowiązek wprowadzać do systemu dane każdego zapisanego pacjenta, termin wizyty oraz informację o pierwszym wolnym terminie dla nowych zgłoszeń.

Placówki nie muszą kupować dodatkowego oprogramowania, aby sprawozdawać dane, ponieważ NFZ udostępnia bezpłatną aplikację AP-KOLCE. Jest też możliwość jej integracji z systemami danego podmiotu. Co więcej ok. 1/3 placówek, które kwalifikują się do przejścia ze sprawozdawczości miesięcznej do bieżącej w AP-KOLCE, już korzysta z tej aplikacji przy innych świadczeniach 

– mówi Paweł Florek, dyrektor Biur Komunikacji Społecznej i Promocji z NFZ. 

Zmiany korzystne dla pacjentów 

Zmiany dotyczące zasad sprawozdawczości są korzystne dla pacjentów. W praktyce oznacza to, że pacjenci z większej liczby świadczeń AOS otrzymają wiadomość od NFZ, która przypomni im o terminie wizyty lub badania. To szczególnie ważne w kontekście problemu nieodwołanych wizyt. SMS z przypomnieniem o terminie wizyty czy badania dla pacjentów pierwszorazowych jest jednym z rozwiązań, które mają wpłynąć na ograniczenie zjawiska no-show 

– mówi Paweł Florek. 

Harmonogram wprowadzania zmian

Zmiany będą wprowadzane stopniowo – po dwa zakresy świadczeń co dwa tygodnie.

Pozwoli to na sprawne dostosowanie aplikacji NFZ do zmian, a placówkom medycznym da czas na zasilenie systemu danymi

 – mówi Paweł Florek. 

Od 1 maja 2025 roku poradnie neurologiczne i urologiczne są zobowiązane do prowadzenia harmonogramów w systemie AP-KOLCE. Poradnie nefrologiczne oraz okulistyczne rozpoczną korzystanie z nowego systemu 15 maja, przy czym termin wprowadzenia danych o osobach oczekujących upływa 14 maja. Natomiast placówki specjalizujące się w leczeniu gruźlicy, schorzeń płuc i otolaryngologii zostaną włączone do systemu od 1 czerwca, a dane muszą zostać wpisane do końca maja. Ostatni etap obejmie poradnie diabetologiczne i gastroenterologiczne – dla nich obowiązek rozpocznie się 15 czerwca, z terminem na uzupełnienie danych do 14 czerwca. 

Dostęp do systemu i pierwsze kroki

Aplikacja AP-KOLCE dostępna jest pod adresem: https://dilo.nfz.gov.pl/ap-kolce. Placówki objęte obowiązkiem korzystania z systemu muszą założyć konta oraz przydzielić odpowiednie uprawnienia administratorom i operatorom. Przychodnie prywatne, działające poza systemem publicznej opieki zdrowotnej, nie są objęte tymi regulacjami.