Podpisywanie dokumentacji medycznej – jak zagwarantować sobie spokój na 5 lat?

Autor: MEDchart 04.05.2022

Zastanawiasz się, jak podpisywać dokumentację medyczną na swoim komputerze? Najczęściej stosowane są: profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny oraz certyfikat ZUS. To właśnie certyfikat ZUS jest oceniany jako dobre i wygodne rozwiązanie. Co warto o nim wiedzieć i jaką daje przewagę nad innymi rodzajami podpisu? Jak go wyrobić?

Certyfikat ZUS – zalety

Bezpłatne, przetestowane, działające, wymagające znajomości hasła i obecności na urządzeniu lub w oprogramowaniu gabinetu – certyfikaty ZUS są dostępne już od 1 grudnia 2017 roku. Ich wprowadzenie w zamierzeniach miało uprościć i przyspieszyć podpisywanie e-ZLA, jednak z czasem pojawiły się możliwości podpisywania certyfikatem pozostałej dokumentacji medycznej, w tym m.in.:

ZUS FZLA (wniosku w sprawie upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich),
AZLA (anulowania zwolnienia),
UZLA (unieważnienia pobranych wcześniej numerów – pustych druków ZLA do wypełniania w razie braku możliwości wystawiania elektronicznego),
ZUS PR-4 (wniosku o rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS).

Przed grudniem 2017 lekarze podpisywali e-zwolnienia profilem zaufanym EPUAP lub podpisem kwalifikowanym.

Certyfikat ZUS jest ważny przez 5 lat z możliwością ponownego wydania. Pobiera się go z systemu ZUS tylko raz [1]. Właściciel podpisu ustala hasło. Istotne jest, by to hasło zapamiętać, bo jego odzyskanie nie jest możliwe. W przypadku utraty pozostaje tylko anulowanie certyfikatu i złożenie wniosku o nowy [2]. Certyfikat można uzyskać po zarejestrowaniu się na PUE ZUS i potwierdzeniu swojej tożsamości (patrz niżej). Lekarz po wysłaniu wniosku w ciągu kilku minut otrzymuje certyfikat. Może on być przechowywany na dysku komputera lub w pamięci zewnętrznej. Warto jednak pamiętać, by był dostępny na urządzeniu, na którym podpisujemy dokumentację. Co istotne, certyfikat ZUS jest bezpłatny [1].

Profil zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny – przewagi certyfikatu ZUS

Bezpłatność certyfikatu ZUS to duża przewaga nad płatnymi podpisami kwalifikowanymi, które przeważnie mają krótszą trwałość niż certyfikat ZUS, a wyrobienie i przedłużanie ważności kosztuje nawet do kilkuset złotych rocznie [3]. Aby uzyskać podpis kwalifikowany, lekarz musi wykupić abonament, a wcześniej wybrać dostawcę z długiego rejestru kwalifikowanych dostawców usług zaufania Narodowego Centrum Certyfikacji [4]. Czy długa lista dostawców i różnice w abonamentach ułatwiają wybór lekarzowi zajętemu leczeniem pacjentów? Zdecydowanie nie.

Dokumentację medyczną można również podpisywać profilem zaufanym. W odróżnieniu od płatnych podpisów kwalifikowanych jest on bezpłatny, jednak dość uciążliwa jest autoryzacja wymagana przy każdym podpisie. Jeżeli raz na jakiś czas podpisujemy dokumentację, nie stanowi to dużego problemu. Problem pojawia się wtedy, gdy do podpisania jest wiele dokumentów, a lekarz korzystający z bankowego profilu zaufanego co chwila loguje się na stronę banku i uwierzytelnia logowanie w aplikacji na swoim telefonie lub wpisuje kod SMS (bywa płatny).

Jak uzyskać certyfikat ZUS?

Aby uzyskać certyfikat ZUS, lekarz loguje się na PUE ZUS i wybiera zakładkę z rolą Lekarza. W Panelu Lekarza po lewej stronie ekranu klika „Certyfikat z ZUS ”. Włącza opcję „Tak, chcę dostać certyfikat”. System sam uzupełni dane lekarza. Do wpisania pozostaną tylko mail lub numer telefonu, aby ZUS mógł poinformować o wystawieniu certyfikatu.

W kolejnym okienku lekarz ustala hasło potrzebne do pobrania certyfikatu, a później do podpisywania dokumentacji. Hasło musi spełniać wymogi długości i mocy (nie może być ono zbyt krótkie lub zbyt słabe). Lekarz ma dostęp do regulaminu z każdego ekranu w procesie uzyskiwania certyfikatu. Warto zwrócić uwagę na to, czy dane z systemu są aktualne. Jeżeli nie, należy złożyć wniosek FZLA.

Po kliknięciu w „Wyślij wniosek”, na ekranie pojawi się informacja o wysłaniu wniosku. Dopóki certyfikat nie będzie wydany, wniosek można anulować. Lekarz może pobrać certyfikat po otrzymaniu potwierdzenia mailowo lub SMS-em. Należy kliknąć „Chcę pobrać certyfikat” i podać wcześniej ustalone hasło.

Podpisywanie dokumentów najczęściej odbywa się przez wczytanie pliku z podpisem z dysku komputera lub innego nośnika i wpisanie hasła [5].

Czy warto mieć certyfikat ZUS?

Podpisywanie dokumentów certyfikatem ZUS jest szybkie i wygodne. Uzyskiwanie certyfikatu nie należy do skomplikowanych, tak jak podpisywanie nim dokumentacji medycznej. Jest on więc dobrą alternatywą dla płatnych podpisów kwalifikowanych lub profilu zaufanego wymagającego każdorazowej autoryzacji.

Masz pytania do tekstu? Napisz na kontakt@medchart.pl

Źródła: